Steuernde Maßnahmen


Das Einleiten von steuernden Maßnahmen ist eine der wichtigsten Aufgaben des Projektmanagements. Diese Aufgabe kann jedoch nur dann angegangen werden, wenn es eine fundierte Projektplanung und eine stetige Projektüberwachung gibt. Nur durch diese vorgelagerten Aktivitäten kann in den meisten Fällen überhaupt erst erkannt werden, dass steuernde Maßnahmen notwendig sind.

Für die verschiedenen Situationen (Probleme, geänderte Randbedingungen, ...) müssen verschiedene Reaktionen in Betracht gezogen, bewertet und bei Eignung veranlasst werden. Im folgenden werden für die verschiedenen Situationen die wichtigsten Steuerungsmöglichkeiten aufgelistet und den erwünschten Auswirkungen die unerwünschten "Nebenwirkungen" gegenübergestellt.

==> Verfehlung des Sachziels
==> Verfehlung des Terminziels
==> Verfehlung des Kostenziels
==> Verfehlung des Qualitätsziels
==> Probleme zwischen den Mitarbeitern (interpersonell)
==> Persönliche Probleme von Mitarbeitern (intrapersonell)

Tipp:

Bei allen Steuerungsmaßnahmen sind folgende Punkte zu beachten:

  • Der steuernde Eingriff muss dokumentiert werden (z.B. Projektlogbuch)
  • Größere Eingriffe (z.B. Änderung an den Projektzielen) müssen mit dem Kunden abgestimmt werden
  • Für größere Eingriffe muss eine Risikoanalyse und -abwägung durchgeführt werden (übertrifft der erwartete Nutzen das mögliche Risiko ?)

- Verfehlung des Sachziels
Es wird erkannt, dass das inhaltliche Ziel des Projektes, d.h. die vom Kunden gewünschte Funktionalität überhaupt nicht, nicht vom vorhandenen Personal oder nicht mit vertretbarem Aufwand zu realisieren ist. Dies ist z.B. der Fall, wenn ein bestimmtes Verhalten des Systems nicht mit der vorhandenen technischen Umgebung (Betriebssystem, Klassenbibliothek, ...) realisierbar ist.

Gegenmaßnahme Gewünschte Auswirkungen Ungewünschte Auswirkungen
Spezialisten hinzuziehen
  • Neue Köpfe bringen neue Ideen 
  • Das Spezialwissen der Experten löst den "Knoten" und es kann wie geplant weitergearbeitet werden
  • Die Kosten steigen, d.h. das Kostenziel ist gefährdet.
  • Die bisherigen Projektmitarbeiter fühlen sich herabgesetzt und reagieren mit Demotivation
Kunden eine Alternativlösung anbieten
  • "Unmögliche" Funktionalität wird umgangen
  • Der Kunde ist im Endeffekt unzufrieden, da er nicht die gewünschte Funktionalität erhält
Verlagerung der Funktionalität in eine spätere Ausbaustufe
  • Die aktuelle Projektsituation entspannt sich
  • Es kann in der Zwischenzeit parallel nach möglichen Lösungen gesucht werden (Fachzeitschriften, Newsgroups, ...)
  • Durch den Wegfall der nicht machbaren Funktion sind andere eigentlich machbare Funktionen nicht mehr sinnvoll einsetzbar, da z.B. die Eingangsdaten fehlen
  • Der Kunde erhält nicht den gewünschten Funktionsumfang und ist deshalb unzufrieden
  • Das Problem wird nur an der Zeitachse verschoben - vielleicht ist es überhaupt nicht machbar

- Verfehlung des Terminziels
Es wird erkannt, dass der geforderte Funktionsumfang nicht im geplanten Zeitrahmen realisierbar ist. D.h. die Projektmitarbeiter benötigen mehr Zeit zur Durchführung einzelner Aufgaben oder benötigte Zulieferungen (z.B. durch den Kunden oder Unterauftragnehmer) stehen nicht zum notwendigen Zeitpunkt zur Verfügung.

Gegenmaßnahme Gewünschte Auswirkungen Ungewünschte Auswirkungen
Verschiebung des Endtermins
  • Die Terminsituation entspannt sich
  • Die Kosten können nicht im Rahmen gehalten werden (längere Projektdauer erzeugt normalerweise höhere Kosten)
Reduzierung des Funktionsumfangs
  • Die Terminsituation entspannt sich
  • Der Kunde erhält weniger Inhalt für das gleiche Geld
  • Der Kunde ist unzufrieden 
Verlagerung bestimmter Funktionen in eine spätere Ausbaustufe
  • Die Terminsituation entspannt sich
  • Die Kosten steigen, da insgesamt länger am Projekt gearbeitet wird
Reduzierung der Qualitätsanforderungen
  • Es muss weniger dokumentiert werden
  • Es müssen weniger Sonderfälle, Fehlerfälle, ... behandelt werden 
  • Es muss weniger getestet werden
  • Die Terminsituation entspannt sich
  • Die Kosten steigen, da mehr Geld in die Wartung (Fehlerkorrektur) gesteckt werden muss
  • Der Endtermin verzögert sich noch mehr, da bei den Tests noch sehr viele Fehler entdeckt werden und umfänglich nachgebessert werden muss
Mehrarbeit (Überstunden / Wochenende)
  • Das Terminziel kann erreicht werden
  • Die Qualität leidet
  • Die Kosten steigen (Zuschläge, ...)
  • Die Krankheitsquote der Mitarbeiter steigt
Hinzuziehen weiterer Mitarbeiter
  • Die Terminsituation entspannt sich
  • Durch den erhöhten Kommunikationsaufwand, die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter sinkt die Effizienz der Mitarbeiter
  • Die Kosten steigen
Optimierung der Projektplanung
  • Pufferzeiten werden genutzt
  • Mitarbeiter werden effizienter eingesetzt
  • Das Terminziel kann erreicht werden
  • Die Belastung der Mitarbeiter steigt (keine Entspannungsphasen mehr)
  • Kein Puffer mehr für weitere kritische Situationen vorhanden
  • Verwirrung der Mitarbeiter und dadurch entstehende Missverständnisse durch häufige Umplanungen 
Reduzierung der "projektfremden" Tätigkeiten der Mitarbeiter
  • Die terminliche Situation wird entspannt
  • Die "normale" Arbeit des Mitarbeiters (Linienfunktion) leidet unter der Reduzierung und führt in der Linie zu Problemen; der Mitarbeiter wird von dort unter Druck gesetzt
  • Bei Wegfall von Aus- und Weiterbildung des Mitarbeiters kann das zu nachlassender Motivation führen

- Verfehlung des Kostenziels
Die Projektleitung erkennt, dass die Kosten aus dem Rahmen laufen. D.h. es werden unerwartet viele Überstunden geleistet oder Ressourcen (Mitarbeiter, Sachmitteln) benötigt, die nicht eingeplant waren

Gegenmaßnahme Gewünschte Auswirkungen Ungewünschte Auswirkungen
Reduzierung der Mitarbeiterzahl
  • Die Kosten können gesenkt werden
  • Das Kostenziel wird erreicht
  • Die verbleibende Arbeit muss auf die verbleibenden Mitarbeiter verteilt werden
  • Die Qualität sinkt
  • Der geplante Funktionsumfang wird nicht erreicht
  • Der Kunde ist unzufrieden
Investitionssperre
  • Die Kosten steigen nicht im bisherigen Umfang weiter
  • Das Kostenziel wird erreicht
  • Die Mitarbeiter erhalten nicht die benötigten Arbeitsmittel (Dokumentation, Werkzeuge)
  • Die Qualität sinkt
  • Die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter steigt
  • Der Arbeitsaufwand steigt, d.h. das Terminziel wird nicht erreicht
Budgeterhöhung
  • Das nun neue Kostenziel kann erreicht werden
  • Der Kunde erhält den vereinbarten Funktionsumfang für mehr Geld
  • Das Vertrauen des Kunden in die Planungsfähigkeiten des Auftragnehmers sinkt, daher ist eine weitere Zusammenarbeit in Frage gestellt 

- Verfehlung des Qualitätsziels
Es wird erkannt, dass das Endprodukt (System) nicht in der vereinbarten Qualität erstellt werden wird.

Gegenmaßnahme Gewünschte Auswirkungen Ungewünschte Auswirkungen
Schulung der Projektmitarbeiter
  • Qualität verbessert sich
  • Kosten steigen (Trainer, ...)
  • Terminziel ist gefährdet (keine Projektarbeit während der Schulungsmaßnahme)
Verbesserung der Methoden
  • Qualität wird verbessert
  • Kosten steigen
  • Terminziel ist gefährdet (es müssen Mitarbeiter für die Verbesserung der Prozesse abgestellt werden)
Reduzierung der Qualitätsanforderungen
  • Das neue Qualitätsziel kann erreicht werden
  • Der Kunde erhält weniger Qualität für das gleiche Geld
  • Es muss mehr Geld in die Wartung des Systems (Fehlerkorrekturen) gesteckt werden
  • Der Auftragnehmer hat aufgrund der mangelhaften Produktqualität einen schlechten Ruf beim Kunden

- Probleme zwischen den Mitarbeitern (interpersonell)
Es werden Probleme zwischen den einzelnen Mitarbeitern (Streit, übertriebene Konkurrenz, Mobbing) erkannt.

Gegenmaßnahme Gewünschte Auswirkungen Ungewünschte Auswirkungen
Gespräch mit den betroffenen Mitarbeitern
  • Schlichtung des Streits
  • Eskalation der Situation
Abstand zwischen den betroffenen Mitarbeitern schaffen (verschiedene Teilprojekte, ...) 
  • "Austrocknung" der Situation
  • Mitarbeiter können sich "degradiert" bzw. "strafversetzt" fühlen und daher kann die Motivation sinken
  • Die Terminplanung wird schwieriger, da die betroffenen Mitarbeiter nicht mehr frei einsetzbar sind
Trennung von einzelnen Mitarbeitern
  • Ende des Streits
  • Mitarbeiterzahl sinkt und daher ist das Terminziel gefährdet
  • Beim Einsatz eines Ersatzmitarbeiters muss dieser eingearbeitet werden und daher ist das Terminziel ebenfalls in Gefahr

- Persönliche Probleme von Mitarbeitern (intrapersonell)
Das Projektmanagement erkennt, dass ein einzelner Mitarbeiter private (Krankheitsfall in der Familie, Alkoholismus, Belastungen in der Freizeit [Hausbau]) bzw. persönliche Probleme (Überforderung durch die Projektaufgaben, ...) hat.

Gegenmaßnahme Gewünschte Auswirkungen Ungewünschte Auswirkungen
Gespräch mit dem Mitarbeiter
  • Erkennen der Problemursache
  • Mitarbeiter sperrt vollkommen (das ist privat, das geht die Firma gar nichts an)
Unterstützung für den Mitarbeiter (anonyme Alkoholiker, ...)
  • Mitarbeiter bekommt sein Problem in den Griff
  • Verfügbarkeit des Mitarbeiters sinkt (muss jedoch in Kauf genommen werden)
Entlastung des Mitarbeiters (z.B. einfachere Aufgaben)
  • Situation entspannt sich
  • Mitarbeiter fühlt sich degradiert und steigert sich noch weiter in sein Problem hinein
Trennung vom Mitarbeiter
  • Problem wird vom Projekt ferngehalten
  • Mitarbeiterzahl sinkt und daher ist das Terminziel gefährdet
  • Beim Einsatz eines Ersatzmitarbeiters muss dieser eingearbeitet werden und daher ist das Terminziel ebenfalls in Gefahr
  • Der Mitarbeiter hat weiterhin ein Problem, das gelöst werden muss

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